Jak liczyć termin zwyczajnego zgromadzenia
Zgromadzenie powinno odbyć się w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego (art. 231 § 1 KSH). Dla spółki, której rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, oznacza to koniec czerwca. Spółki z rokiem obrotowym niezgodnym z kalendarzowym liczą sześć miesięcy od jego ostatniego dnia. Termin jest instrukcyjny, ale jego przekroczenie ma konsekwencje, o których piszemy niżej.
Co trzeba uchwalić
Zwyczajne zgromadzenie rozpatruje i zatwierdza sprawozdanie zarządu z działalności oraz sprawozdanie finansowe, podejmuje uchwałę o podziale zysku albo pokryciu straty i udziela absolutorium członkom organów spółki. Każda z tych decyzji wymaga odrębnej uchwały, a absolutorium udziela się każdemu członkowi zarządu osobno.
- uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego,
- uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty,
- uchwały o absolutorium dla członków zarządu i rady nadzorczej, jeśli istnieje.
Sprawozdanie do KRS w 15 dni
Po zatwierdzeniu sprawozdania zarząd składa je do rejestru. Przepisy ustawy o rachunkowości dają na to 15 dni od dnia zatwierdzenia. Warto więc planować zgromadzenie tak, żeby w kalendarzu zostawić czas na złożenie dokumentów, szczególnie gdy sprawozdanie przygotowuje zewnętrzne biuro rachunkowe.
Skutki spóźnienia
Spóźnione zgromadzenie nie unieważnia uchwał. Skutkiem mogą być za to problemy z odpowiedzialnością członków zarządu, opóźnienie wypłaty dywidendy i uwagi przy badaniu dokumentów spółki. Jeśli termin minął, zgromadzenie nadal powinno się odbyć jak najszybciej, a zarząd złożyć sprawozdanie bez zbędnej zwłoki.
Zgromadzenie bez formalnego zwołania i tryb pisemny
Wspólnicy mogą odbyć zgromadzenie bez formalnego zwołania, gdy cały kapitał jest reprezentowany i nikt nie sprzeciwia się obradom. Dopuszczalny jest także tryb pisemny, jeśli wszyscy wspólnicy zgodzą się na głosowanie w ten sposób, a umowa spółki tego nie wyklucza. Dla spółek jednoosobowych procedura jest prostsza, bo wspólnik jedyny podejmuje uchwały sam.
Jak nie przeoczyć terminów
Biura rachunkowe obsługujące wiele spółek tracą w sezonie najwięcej czasu na składanie tych samych dokumentów dla kolejnych klientów. Kreator składa komplet dla jednej spółki z danych raz wpisanych, a plan Biuro robi to dla wielu spółek naraz. Zobacz stronę dla biur rachunkowych i zwyczajne zgromadzenie wspólników.
Dokument, o którym mowa w artykule, składa kreator: Zwyczajne zgromadzenie wspólników.